Politica de Confidentialitate

Politica de confidențialitate

Protejarea datelor dumneavoastră cu caracter personal reprezintă un angajament important pentru Diplon S.R.L.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care colectăm, utilizăm, stocăm, transferăm și protejăm datele dumneavoastră atunci când vizitați site-ul https://diplon.ro, creați un cont, solicitați informații, vă abonați la comunicări comerciale sau plasați o comandă.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, denumit în continuare „GDPR”, precum și cu legislația națională aplicabilă.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Diplon S.R.L.
Sediu social: București, Sector 2, Strada Maica Domnului nr. 17
CUI: 47102929
Nr. de ordine în Registrul Comerțului: J2022007525234
Telefon: 0723 216 700
Website: https://diplon.ro
E-mail pentru solicitări privind protecția datelor: info@diplon.ro

În sensul legislației privind protecția datelor, Diplon S.R.L. are calitatea de operator pentru datele cu caracter personal prelucrate în legătură cu activitatea magazinului online.

2. Cui se aplică această politică

Politica se aplică persoanelor care:

• vizitează sau utilizează site-ul diplon.ro;
• își creează un cont de client;
• plasează sau încearcă să plaseze o comandă;
• solicită oferte sau informații despre produse;
• contactează serviciul de relații cu clienții;
• se abonează la newsletter sau la alte comunicări comerciale;
• participă la campanii promoționale, sondaje sau concursuri;
• interacționează cu reclamele Diplon afișate pe platforme terțe.

3. Ce categorii de date prelucrăm

În funcție de modul în care interacționați cu noi, putem prelucra următoarele categorii de date:

3.1. Date de identificare și contact

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• numele companiei, dacă este cazul;
• CUI și alte date de identificare fiscală, dacă solicitați factură pentru o persoană juridică.

3.2. Date de livrare și facturare

• adresa de livrare;
• adresa de facturare;
• localitate, județ și cod poștal;
• informații necesare emiterii facturii;
• instrucțiuni de livrare comunicate de client.

3.3. Date referitoare la comenzi

• produsele comandate;
• cantitatea și valoarea produselor;
• metoda de livrare;
• metoda de plată selectată;
• statusul comenzii;
• istoricul comenzilor, retururilor, garanțiilor și rambursărilor;
• comunicările referitoare la comandă.

3.4. Date referitoare la plată

În cazul plăților online, datele cardului sunt introduse și prelucrate direct în sistemele securizate ale procesatorului de plăți. Diplon S.R.L. nu stochează, de regulă, numărul complet al cardului, codul CVV sau alte date complete de autentificare bancară.

Putem primi de la procesatorul de plăți informații precum statusul tranzacției, identificatorul tranzacției, suma plătită, metoda de plată sau confirmarea efectuării plății.

3.5. Date privind contul de client

• datele de autentificare;
• istoricul comenzilor;
• produsele salvate sau favorite;
• adresele memorate în cont;
• preferințele de comunicare.

3.6. Date tehnice și identificatori online

• adresa IP;
• tipul și versiunea browserului;
• sistemul de operare;
• tipul dispozitivului;
• identificatori cookie;
• identificatori de publicitate;
• data și ora accesării;
• URL-ul paginii accesate;
• pagina de proveniență;
• informații despre interacțiunea cu site-ul.

3.7. Date privind utilizarea site-ului

• paginile și produsele vizualizate;
• căutările efectuate;
• produsele adăugate în coș;
• inițierea procesului de comandă;
• finalizarea unei comenzi;
• interacțiunile cu bannerele, reclamele și mesajele promoționale;
• durata și frecvența vizitelor.

3.8. Date rezultate din comunicarea cu noi

• conținutul mesajelor transmise prin e-mail sau formularul de contact;
• solicitările adresate serviciului de relații cu clienții;
• reclamațiile și sesizările;
• informațiile furnizate pentru soluționarea retururilor și garanțiilor;
• înregistrările convorbirilor, dacă o astfel de măsură este utilizată și sunteți informat în prealabil.

4. Cum colectăm datele

Putem colecta date:

• direct de la dumneavoastră, atunci când completați formulare sau plasați comenzi;
• din contul de client;
• din comunicările purtate cu echipa Diplon;
• automat, prin cookie-uri și tehnologii similare;
• de la furnizorii care ne ajută să procesăm plățile, livrările sau comenzile;
• de la platformele de publicitate, în limita permisiunilor și a setărilor aplicabile;
• din surse publice sau baze de date legale, atunci când este necesar pentru verificarea unor informații comerciale.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

5.1. Crearea și administrarea contului

Prelucrăm datele necesare pentru crearea, autentificarea și administrarea contului de client.

Temei juridic: executarea contractului sau efectuarea demersurilor solicitate de dumneavoastră înainte de încheierea contractului.

5.2. Preluarea și executarea comenzilor

Utilizăm datele pentru:

• înregistrarea și validarea comenzilor;
• confirmarea disponibilității produselor;
• pregătirea și expedierea produselor;
• încasarea plăților;
• emiterea facturilor;
• informarea privind statusul livrării;
• gestionarea anulărilor, retururilor, rambursărilor și garanțiilor.

Temei juridic: executarea contractului și îndeplinirea obligațiilor legale.

5.3. Relații cu clienții

Prelucrăm datele pentru a răspunde întrebărilor, solicitărilor, reclamațiilor sau cererilor privind produsele și comenzile.

Temei juridic: executarea contractului, obligația legală și interesul legitim de a asigura servicii de suport eficiente.

5.4. Îndeplinirea obligațiilor fiscale, contabile și juridice

Putem prelucra și păstra datele pentru emiterea și arhivarea facturilor, evidența contabilă, soluționarea reclamațiilor și îndeplinirea altor obligații prevăzute de lege.

Temei juridic: îndeplinirea unei obligații legale.

5.5. Prevenirea fraudelor și securitatea site-ului

Putem utiliza date pentru detectarea și prevenirea fraudelor, atacurilor informatice, accesului neautorizat, abuzurilor și incidentelor de securitate.

Temei juridic: interesul legitim al Diplon de a proteja magazinul online, clienții și activitatea comercială.

5.6. Analiza și îmbunătățirea serviciilor

Putem analiza modul în care este utilizat site-ul pentru:

• îmbunătățirea structurii și funcționalităților site-ului;
• identificarea erorilor tehnice;
• înțelegerea interesului pentru produse și categorii;
• evaluarea performanței comerciale;
• realizarea unor statistici și rapoarte agregate.

Temei juridic: consimțământul, atunci când sunt utilizate cookie-uri neesențiale, și interesul legitim, pentru anumite analize interne care nu necesită astfel de cookie-uri.

5.7. Marketing direct

Cu acordul dumneavoastră, vă putem transmite prin e-mail, SMS sau alte canale:

• oferte și promoții;
• noutăți despre produse;
• recomandări comerciale;
• informații despre campanii și reduceri;
• sondaje și solicitări de feedback.

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment prin linkul de dezabonare inclus în mesajele comerciale sau prin contactarea noastră.

Temei juridic: consimțământul și, acolo unde legislația permite, interesul legitim privind promovarea unor produse similare celor achiziționate anterior.

5.8. Publicitate personalizată și remarketing

Cu acordul exprimat prin bannerul de cookie-uri, putem utiliza informații despre activitatea pe site pentru:

• afișarea unor reclame relevante;
• remarketing;
• măsurarea performanței reclamelor;
• limitarea afișării repetate a reclamelor;
• crearea unor segmente de audiență;
• crearea de audiențe similare;
• atribuirea comenzilor campaniilor publicitare.

În acest scop putem utiliza servicii precum Meta Pixel, Meta Conversions API, Google Ads, Google Analytics și alte tehnologii similare.

Temei juridic: consimțământul dumneavoastră.

6. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul utilizează cookie-uri și tehnologii similare pentru:

• funcționarea magazinului online;
• memorarea produselor din coș;
• autentificarea în cont;
• securitate și prevenirea fraudelor;
• analiza utilizării site-ului;
• personalizarea conținutului;
• măsurarea și personalizarea reclamelor.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate fără consimțământ, deoarece sunt indispensabile funcționării site-ului și furnizării serviciilor solicitate.

Cookie-urile de analiză și marketing sunt utilizate numai în condițiile permise de lege și conform preferințelor exprimate prin bannerul de consimțământ.

Vă puteți modifica sau retrage opțiunile privind cookie-urile în orice moment prin instrumentul de administrare a preferințelor disponibil pe site.

Pentru informații suplimentare, consultați pagina Politica de cookie-uri.

7. Furnizori și categorii de destinatari

Putem transmite datele sau putem permite accesul la acestea numai în măsura necesară următoarelor categorii de destinatari:

• furnizorului platformei de comerț electronic;
• furnizorilor de găzduire, mentenanță și servicii IT;
• furnizorilor de servicii de procesare și administrare a comenzilor;
• furnizorilor de servicii de facturare și contabilitate;
• procesatorilor de plăți și instituțiilor bancare;
• firmelor de curierat și transport;
• furnizorilor de servicii de e-mail, newsletter și comunicare;
• furnizorilor de servicii de analiză și publicitate;
• consultanților, avocaților, auditorilor și contabililor;
• societăților de asigurare, dacă este cazul;
• autorităților și instituțiilor publice, atunci când există o obligație legală.

Printre furnizorii și platformele pe care le putem utiliza se pot număra:

• Shopify;
• Meta Platforms;
• Google;
• servicii de gestionare a comenzilor și integrări marketplace;
• servicii de facturare și contabilitate;
• servicii de newsletter și marketing;
• procesatori de plăți;
• firme de curierat.

Furnizorii prelucrează datele pe baza unor obligații contractuale și numai în scopurile necesare furnizării serviciilor contractate, cu excepția situațiilor în care aceștia acționează în calitate de operatori independenți conform propriilor obligații legale.

8. Meta Pixel și Meta Conversions API

Cu acordul dumneavoastră, site-ul poate utiliza tehnologii furnizate de Meta Platforms Ireland Limited, inclusiv Meta Pixel și Meta Conversions API.

Prin aceste tehnologii pot fi transmise informații referitoare la:

• vizitarea unei pagini;
• vizualizarea unui produs;
• adăugarea unui produs în coș;
• inițierea procesului de comandă;
• finalizarea unei comenzi;
• valoarea, moneda și produsele aferente comenzii;
• identificatori tehnici și date de corelare.

Datele sunt utilizate pentru măsurarea performanței reclamelor, atribuirea conversiilor, remarketing și afișarea unor mesaje publicitare relevante.

În măsura permisă de lege, anumite date de contact pot fi transmise în formă codificată criptografic pentru a facilita corelarea cu un cont Meta.

9. Google Analytics și Google Ads

Cu consimțământul dumneavoastră, putem utiliza servicii furnizate de Google pentru analizarea traficului, măsurarea conversiilor, remarketing și optimizarea campaniilor publicitare.

Aceste servicii pot colecta informații privind dispozitivul, browserul, paginile vizitate, interacțiunile cu site-ul și sursa vizitei.

Preferințele privind serviciile de analiză și marketing pot fi administrate prin bannerul de cookie-uri și prin setările browserului.

10. Date privind minorii

Produsele și serviciile Diplon nu sunt destinate în mod direct persoanelor cu vârsta sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date de la minori fără acordul reprezentantului legal, atunci când un astfel de acord este necesar.

Dacă aflați că un minor ne-a transmis date fără respectarea condițiilor legale, vă rugăm să ne contactați pentru a analiza și, după caz, a elimina informațiile.

11. Date speciale

Nu solicităm și nu intenționăm să colectăm categorii speciale de date, precum informații referitoare la sănătate, origine rasială sau etnică, convingeri religioase, opinii politice sau date biometrice.

Vă rugăm să nu ne transmiteți astfel de informații decât dacă sunt strict necesare pentru soluționarea unei cereri și există un temei legal corespunzător.

12. Transferuri internaționale

Unii dintre furnizorii noștri pot stoca sau prelucra date în afara României ori a Spațiului Economic European.

Atunci când datele sunt transferate către o țară pentru care nu există o decizie de adecvare, transferul va fi realizat pe baza unor garanții recunoscute de legislația aplicabilă, precum:

• clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• reguli corporatiste obligatorii;
• decizii de adecvare;
• alte mecanisme permise de legislația privind protecția datelor.

13. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate numai pentru perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, cu respectarea obligațiilor legale.

În stabilirea perioadei de păstrare luăm în considerare:

• durata relației contractuale;
• termenele de prescripție aplicabile;
• obligațiile fiscale și contabile;
• necesitatea soluționării reclamațiilor, retururilor și garanțiilor;
• necesitatea apărării drepturilor noastre în instanță;
• retragerea consimțământului sau exercitarea dreptului de opoziție.

Datele aferente documentelor financiar-contabile vor fi păstrate pentru perioada prevăzută de legislația aplicabilă.

Datele utilizate exclusiv pentru marketing vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului, dezabonare sau exercitarea dreptului de opoziție, cu excepția informațiilor strict necesare pentru demonstrarea respectării opțiunii dumneavoastră.

14. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise.

Aceste măsuri pot include:

• utilizarea conexiunilor securizate HTTPS;
• controlul accesului la sistemele informatice;
• autentificarea utilizatorilor autorizați;
• copii de siguranță și proceduri de recuperare;
• actualizarea și monitorizarea sistemelor;
• limitarea accesului furnizorilor la datele strict necesare;
• instruirea persoanelor care prelucrează date.

Nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută. În cazul unui incident, vom aplica măsurile prevăzute de legislația relevantă.

15. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

15.1. Dreptul la informare

Aveți dreptul de a primi informații clare privind modul în care sunt prelucrate datele.

15.2. Dreptul de acces

Puteți solicita confirmarea faptului că prelucrăm datele dumneavoastră și, dacă este cazul, o copie a acestora, împreună cu informațiile prevăzute de lege.

15.3. Dreptul la rectificare

Puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.

15.4. Dreptul la ștergere

Puteți solicita ștergerea datelor atunci când:

• datele nu mai sunt necesare pentru scopurile inițiale;
• v-ați retras consimțământul și nu există un alt temei juridic;
• v-ați opus prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
• datele au fost prelucrate ilegal;
• ștergerea este necesară pentru respectarea unei obligații legale.

Dreptul la ștergere nu se aplică atunci când păstrarea datelor este necesară, printre altele, pentru îndeplinirea unei obligații legale sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept în instanță.

15.5. Dreptul la restricționarea prelucrării

Puteți solicita limitarea utilizării datelor în situațiile prevăzute de lege, inclusiv atunci când contestați exactitatea datelor sau legalitatea prelucrării.

15.6. Dreptul la portabilitatea datelor

În anumite situații, puteți primi datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat sau puteți solicita transmiterea acestora către un alt operator.

15.7. Dreptul la opoziție

Vă puteți opune prelucrării bazate pe interes legitim, din motive legate de situația particulară în care vă aflați.

Vă puteți opune în orice moment prelucrării în scop de marketing direct, inclusiv profilării legate de marketingul direct.

15.8. Retragerea consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

15.9. Drepturi privind deciziile automate

Aveți dreptul, în condițiile prevăzute de lege, de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care produce efecte juridice sau vă afectează semnificativ într-un mod similar.

15.10. Dreptul de a depune o plângere

Aveți dreptul de a depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1
Cod poștal 010336, București, România
Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Website: www.dataprotection.ro

16. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți transmite o solicitare la:

E-mail: info@diplon.ro
Adresă poștală: Diplon S.R.L., București, Sector 2, Strada Maica Domnului nr. 17
Telefon: 0723 216 700

Solicitarea trebuie să conțină suficiente informații pentru identificarea persoanei vizate și pentru înțelegerea cererii.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare în vederea verificării identității. Nu vom solicita mai multe date decât este necesar pentru această verificare.

În mod obișnuit, vom răspunde în termen de cel mult o lună de la primirea solicitării. În cazul unor cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit în condițiile prevăzute de lege, cu informarea persoanei vizate.

Exercitarea drepturilor este, de regulă, gratuită. Putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza soluționarea unei cereri numai în cazurile în care aceasta este vădit nefondată sau excesivă, în special din cauza caracterului repetitiv.

17. Linkuri către alte site-uri

Site-ul poate conține linkuri către pagini administrate de terți. Diplon nu controlează politicile și practicile acestor site-uri.

Vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a fiecărui site terț înainte de a furniza date cu caracter personal.

18. Actualizarea politicii

Putem actualiza periodic această Politică de confidențialitate pentru a reflecta modificările legislative, tehnologice sau operaționale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină și va include data ultimei actualizări. În cazul unor modificări semnificative, putem utiliza și alte metode rezonabile de informare.

19. Contact

Pentru întrebări privind această Politică sau modul în care prelucrăm datele, ne puteți contacta:

Diplon S.R.L.
București, Sector 2, Strada Maica Domnului nr. 17
CUI: 47102929
Nr. Registrul Comerțului: J2022007525234
Telefon: 0723 216 700
E-mail: info@diplon.ro
Website: https://diplon.ro